Qué suele salir mal en una migración
Cambiar de área de miembros rara vez falla en el contenido. Falla en los extremos: el alumno que no logra entrar al lugar nuevo, el enlace viejo compartido en un correo, la venta que sigue liberando acceso en la plataforma anterior después del cambio. Casi todos esos problemas vienen de hacer las cosas en el orden equivocado, sobre todo de cancelar el lugar anterior antes de que el grupo haya entrado al nuevo.
El orden que lo evita tiene cuatro etapas: inventario, copia, revisión y cambio. Hasta el cambio, nada cambia para el alumno.
1. Haz el inventario de lo que existe
Antes de copiar cualquier cosa, enumera lo que va a cambiar de lugar:
Contenido. Cursos, módulos, clases y su orden, los materiales de apoyo de cada clase y los certificados.
Videos. Dónde está cada uno hoy: en un servicio de video, en un canal, o solo dentro de la plataforma actual.
Alumnos y accesos. Quién tiene acceso a qué, desde cuándo y hasta cuándo, incluidos los grupos con plazo.
Ventas. Qué productos, en qué plataformas de pago, liberan qué cursos.
Enlaces compartidos. Correos automáticos, la bio, páginas de venta y grupos que apuntan a la dirección actual.
2. Lleva a los alumnos con el mismo correo
El correo es la identidad del alumno. Si entra al lugar nuevo con el mismo correo y encuentra los cursos que ya tenía, la migración es invisible; si tiene que crear una cuenta y pedir acceso de nuevo, ganas una fila de soporte.
El camino es una hoja de cálculo con el nombre y el correo de cada alumno y, si los hay, la fecha de inicio y el vencimiento de cada acceso. En Weve, la importación de miembros acepta CSV de Excel o de Google Sheets, muestra en una vista previa el destino de cada fila antes de guardar y no duplica a nadie si la misma hoja se importa de nuevo. La fecha de inicio se convierte en el comienzo del acceso, así que la liberación por etapas sigue desde donde estaba.
3. Copia el contenido y decide los videos
Copia cursos, clases y materiales en el mismo orden en que el alumno los conoce; cambiar la estructura junto con la dirección confunde a quien estaba a mitad del curso. Deja la reorganización para después del cambio.
Para los videos, lo más simple es dejarlos donde ya están: si la plataforma nueva acepta el servicio que usas, la clase solo recibe el enlace. Pasar a un alojamiento nuevo es una decisión aparte, que puede venir después.
4. Revisa antes de que cualquier alumno lo vea
Con el club armado, entra como un alumno de verdad: uno que tiene un solo curso, otro que tiene todo, otro con el acceso por vencer. Revisa que aparezcan los cursos correctos, que los videos se reproduzcan en el teléfono y que los materiales abran. En Weve, la página de cada miembro tiene el "entrar como", que abre el área de miembros tal como la ve ese alumno.
Ajusta ahora lo que falte. Hasta aquí, el grupo sigue estudiando en el lugar anterior sin saber nada.
5. El cambio: primero la venta, después el aviso
El día acordado, cambia la integración de venta: cada compra nueva pasa a liberar acceso en el club nuevo. En Weve, las integraciones con Hotmart, Kiwify, Eduzz y Guru se hacen pegando la dirección del club en el panel de la plataforma, y cualquier otra entra por webhook.
Después, avisa al grupo de la dirección nueva, por correo y por donde más hables con ellos. Diles que el correo de entrada es el mismo y cómo crear la contraseña, si hace falta. Actualiza los enlaces compartidos del inventario.
6. Cancela el anterior solo cuando el grupo haya entrado
Mantén la plataforma anterior en línea por un tiempo después del aviso. Sigue quién ya entró al club nuevo y llama a quien todavía no; cuando la mayoría esté estudiando en el lugar nuevo, ahí sí, cancela. Cancelar antes es la forma más rápida de convertir una migración en reembolsos.
Hacerlo solo o con el equipo de la plataforma
Se puede hacer solo con una hoja de cálculo y algunas tardes, y para grupos pequeños suele bastar. Con muchos cursos, grupos con plazos distintos o más de una plataforma de venta, vale la pena tener a alguien que ya lo hizo muchas veces.
En Weve, nuestro equipo hace la migración: lleva cursos, clases, materiales y alumnos, arma el club antes del cambio, tú lo revisas y solo entonces se conecta la venta. El costo, si lo hay, se acuerda en la conversación, antes de empezar.
La lista de la migración
Antes de dar el cambio por terminado, revisa:
Inventario hecho: contenido, videos, alumnos, ventas y enlaces.
Alumnos importados con el mismo correo, los mismos cursos y las mismas fechas.
Club revisado como alumnos de distintos perfiles, en la computadora y en el teléfono.
Venta cambiada: la compra nueva libera en el club nuevo.
Grupo avisado y enlaces compartidos actualizados.
Anterior cancelado solo después de que el grupo entró.